Văn bản hành chính là gì? Đặc điểm, chức năng của văn bản hành chính? Có bao nhiêu loại văn bản hành chính trong phân loại?

Thuật ngữ văn bản hành chính không còn quá xa lạ, nhưng để hiểu được chức năng và đặc điểm của loại văn bản này, không phải ai cũng hiểu nó.

Bạn Đang Xem: Văn bản hành chính là gì? Đặc điểm, chức năng và phân loại văn bản hành chính?

Tài liệu hành chính trực tuyến: 1900.6568

1. Văn bản hành chính là gì?

Văn bản quy phạm pháp luật (VBPL) do đơn vị có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục, biểu mẫu do pháp luật quy định, có nội dung ý chí của nhà nước, là bắt buộc và được bảo đảm bằng quyền lực của nhà nước. Văn bản quy phạm pháp luật bao gồm ba nhóm văn bản: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. Mỗi nhóm trong hệ thống VBPL cũng có một số đặc điểm về nội dung, tính chất và vai trò trong quản lý nhà nước.

Văn bản hành chính là văn bản thường được sử dụng để truyền đạt những nội dung, yêu cầu nhất định của cấp trên hoặc thể hiện ý kiến, nguyện vọng của cá nhân, tập thể đến cơ quan, người có thẩm quyền giải quyết.

Văn bản hành chính là văn bản mang thông tin về chuẩn mực nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật, giải quyết các trường hợp cụ thể trong giai đoạn quản lý.

Văn bản hành chính là văn bản là văn bản quy phạm hành chính nhà nước. Văn bản hành chính có nhiều vai trò khác nhau, đó có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hoặc nhiều tổ chức, cá nhân khác.

Văn bản hành chính cũng có thể được sử dụng để cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình quản lý, điều hành một cơ quan, tổ chức.

Hàng ngày, chúng tôi được tiếp xúc với nhiều tài liệu như quyết định của các cơ quan nhà nước như quyết định tăng lương, quyết định xử lý pháp luật lao động, thông báo họp, thư mời họp… Dựa trên nội dung và hình thức của các tài liệu đó, chúng ta có thể phân loại nó thành các văn bản hành chính.

Tài liệu hành chính tiếng Anh là: Văn bản hành chính hoặc văn bản hành chính

2. Đặc điểm, chức năng của văn bản hành chính:

Văn bản hành chính là văn bản thường được sử dụng để truyền đạt những nội dung, yêu cầu nhất định của cấp trên hoặc thể hiện ý kiến, nguyện vọng của cá nhân, tập thể đến cơ quan, người có thẩm quyền giải quyết.

Văn bản hành chính có vai trò chính là cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể chủ trương, chính sách của Nhà nước, hỗ trợ quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.

Chức năng của văn bản hành chính

Với các văn bản hành chính, hiện nay, loại văn bản này được chia thành 2 loại:

– Văn bản hành chính thường xuyên

– Văn bản hành chính cá nhân

Xem Thêm : Tiêu đề là gì? Một vị trí là gì? Phân biệt giữa tiêu đề và tiêu đề?

Với văn bản hành chính cá thể, đây là phương tiện thể hiện quyết định quản lý của cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình để giải quyết công việc cụ thể. Chúng bao gồm: Quyết định cá nhân; Chỉ thị riêng biệt; Nghị quyết cá nhân.

Văn bản hành chính thông thường là văn bản thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc được sử dụng để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công tác trong cơ quan, tổ chức. Loại hệ thống chữ viết này rất đa dạng và phức tạp, chẳng hạn như:

– Các tài liệu không có tên như thư đôn đốc, thư trả lời, thư mời họp, thư giải thích, thư yêu cầu, thư kiến nghị, thư chất vấn.

Các tài liệu có tên loại như: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, giấy tờ đường bộ…

Dù thuộc văn bản hành chính thông thường hay văn bản hành chính riêng lẻ thì chức năng chính của văn bản là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể chủ trương, chính sách nhà nước, hỗ trợ quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.

Tài liệu hành chính nên có những nội dung sau:

• Danh hiệu, danh hiệu quốc gia
• Địa điểm và ngày viết
• Họ, tên, chức vụ của người nhận hoặc tên cơ quan tiếp nhận văn bản
• Họ, tên, chức vụ của người gửi hoặc tên cơ quan, tập thể gửi văn bản
• Nhược điểmlều của thông báo, yêu cầu báo cáo
• Chữ ký và tên đầy đủ của người gửi tài liệu

Văn bản hành chính là loại văn bản thuộc hệ thống văn bản do Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành. Văn bản này mang tính quy phạm thông tin của Nhà nước và cụ thể hóa trách nhiệm thi hành và thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác, việc ban hành văn bản để giải quyết các nhiệm vụ thuộc giai đoạn quản lý.

Hay hiểu một cách đơn giản, văn bản hành chính là văn bản được sử dụng với mục đích truyền đạt bất kỳ thông tin, nội dung hoặc yêu cầu nào từ cấp trên hoặc văn bản thể hiện ý kiến, quan điểm cá nhân của bản thân hoặc một nhóm nhất định đến một người hoặc cơ quan có thẩm quyền để được giải quyết.

Văn bản hành chính nhà nước ngày nay đóng vai trò rất quan trọng vì chúng cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật. Đồng thời, là văn bản hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách do Nhà nước ban hành.  Hỗ trợ hiệu quả công tác quản lý công tác hành chính nhà nước và các thông tin pháp lý có liên quan được áp dụng đối với các đối tượng cụ thể.

Khi tìm hiểu về văn bản hành chính, chúng ta sẽ thấy những đặc điểm nổi bật của loại văn bản này như: Đặc điểm của văn bản hành chính nói chung

+ Đối tượng ban hành văn bản hành chính là cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội có thẩm quyền, chức năng rất khác nhau trong hệ thống cơ quan quản lý, tổ chức xã hội.

+ Văn bản hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản cần soạn thảo, ban hành của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội.

+ Nội dung truyền thông của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (văn bản cấp trên chuyển cho cấp dưới) và từ dưới lên (văn bản từ cấp dưới chuyển cho cấp trên); Theo chiều ngang bao gồm các tài liệu được trao đổi giữa các cơ quan ngang hàng và ngang hàng.

+ Ngôn ngữ, văn phong trong văn bản hành chính vừa khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa súc tích, chính xác vừa đầy đủ.

Do đó, dựa trên các đặc điểm của tài liệu, chúng ta có thể thấy rõ thẩm quyền ban hành nó. Thẩm quyền ban hành là việc tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước đều có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính.

Thẩm quyền ký, ban hành văn bản hành chính

Nghị định 30/2020/NĐ-CP khẳng định nguyên tắc chung là trong các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ của người đứng đầu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký đầy đủ các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể cử cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được giao và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được phân công phụ trách và điều hành thì cấp phó ký tên là phó ký thay vì trưởng phòng.

Xem Thêm : Lệ phí đăng ký là gì? Tóm tắt các trường hợp phải nộp lệ phí trước bạ

Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt lãnh đạo tập thể ký văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể thay mặt tập thể ký, ký thay cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức các văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và các văn bản thuộc lĩnh vực được giao phụ trách.

Ngoài ra, Nghị định cũng quy định bổ sung người được ủy quyền ký, ban hành văn bản như sau:

– Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký một số văn bản mà mình phải ký. Việc phân công ủy quyền phải được lập thành văn bản, hạn chế thời gian và nội dung ủy quyền. Người ký được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ủy quyền ký phải được lập theo mẫu và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức được ủy quyền.

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký một số văn bản. Người ký lệnh đã được bàn giao cho phó phòng ký thay cho anh ta. Việc phân công trật tự phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Như vậy, so với khoản 4 Điều 10 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư (hết hiệu lực từ ngày 05/3/2020), Nghị định mới đã sửa đổi quy định “giao quyền ký lệnh cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Thủ trưởng một số đơn vị” thành “giao thủ trưởng các đơn vị trực thuộc cơ quan, Tổ chức ký một số loại tài liệu nhất định.”

3. Phân loại văn bản hành chính:

Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:

– Văn bản hành chính cá nhân là phương tiện thể hiện quyết định quản lý của cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể. Bao gồm:

• Quyết định cá nhân;
• Chỉ thị riêng biệt;
• Nghị quyết cá nhân.

Ví dụ: Quyết định tăng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức; Chỉ thị về việc phát động thi đua, ca ngợi người tốt có việc tốt…

– Văn bản hành chính thông thường là văn bản thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức. Loại hệ thống chữ viết này rất đa dạng và phức tạp, có thể được phân thành 2 loại chính:

+ Văn bản không có tên kiểu: Công văn là văn bản dùng để giao dịch công việc giữa các cơ quan quần chúng. Đối với loại văn bản này, phần đầu của văn bản không hiển thị tên của loại văn bản. Đây cũng là một cách để phân biệt công văn với các loại văn bản hành chính khác.

Ví dụ: Thư đôn đốc, thư trả lời, thư mời họp, thư giải thích, thư yêu cầu, thư kiến nghị, thư hỏi đáp.

+ Giấy tờ có tên: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, giấy tờ (giấy đi lại, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, nhiệm vụ,…) các loại chứng từ (phiếu, phiếu báo cáo, phiếu nộp…). Những loại văn bản này thường thể hiện các loại tên cụ thể.

Ví dụ:

– Báo cáo: Dùng để trình bày rõ tình hình, sự cố. Ví dụ: Báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo hàng quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;

– Thông báo: Thông báo cho mọi người về tình hình hoạt động, tin tức liên quan đến đơn vị bằng văn bản;

– Biên bản: Biên bản ghi lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự cố để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản hợp đồng, biên bản bàn giao.

Như vậy, văn bản hành chính có vai trò chính là cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn những chủ trương, chính sách cụ thể của nhà nước, hỗ trợ quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật. Chúng ta cần phân biệt rõ ràng văn bản hành chính với văn bản quy phạm pháp luật. Theo đó, văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, thủ tục theo luật định, bao gồm quy tắc ứng xử chung, được nhà nước bảo đảm điều chỉnh quan hệ xã hội, quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.

Nguồn: https://luatthienminh.com.vn
Danh mục: Luật Hỏi Đáp