Tài liệu kế toán là gì? Quy định về lập và quản lý tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán là loại tài liệu được sử dụng trong hoạt động kế toán để phục vụ công tác thu, chi của cá nhân, tổ chức kinh tế. Vậy tài liệu kế toán là gì? Các quy định về lập và quản lý tài liệu kế toán là gì?

Tài liệu kế toán là gì? Quy định về lập và quản lý tài liệu kế toán

Bạn đang xem bài: Tài liệu kế toán là gì? Quy định về lập và quản lý tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán là gì?

– Tài liệu kế toán là giấy tờ, vật mang thông tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và hoàn thành, làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.

(Khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015)

– Nội dung tài liệu kế toán:

+ Tên, số lượng tài liệu kế toán;

+ Ngày, tháng, năm chuẩn bị tài liệu kế toán;

+ Tên, địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân lập tài liệu kế toán;

+ Tên, địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tiếp nhận tài liệu kế toán;

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số lượng, đơn giá và số lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi nhận bằng số; tổng số tài liệu kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số, chữ cái;

+ Chữ ký, họ tên người lập, người phê duyệt và người có liên quan tài liệu kế toán.

Bài liên quan: Hộ chiếu là gì? Tất cả thông tin mọi người cần biết

– Ngoài các nội dung chủ yếu của tài liệu kế toán quy định nêu trên, chứng từ kế toán có thể có các nội dung khác theo từng loại tài liệu.

(Điều 16 Luật Kế toán 2015)

2. Chuẩn bị và lưu trữ tài liệu kế toán

Việc lập và lưu trữ tài liệu kế toán cần đáp ứng các quy định sau:

– Nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán.

Tài liệu kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

– Tài liệu kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên biểu mẫu.

Trường hợp tài liệu kế toán không có biểu mẫu thì đơn vị kế toán có thể tự lập tài liệu kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung tại Mục 1 nêu trên.

– Không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán;

Khi viết, phải sử dụng bút và mực, số và chữ cái phải liên tục, không bị gián đoạn và phải gạch ngang.

Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và sổ sách kế toán.

Khi viết sai tài liệu kế toán phải hủy bỏ bằng cách gạch bỏ tài liệu viết sai.

– Tài liệu kế toán phải được lập đủ số lượng.

Bài liên quan: Cảnh cáo là gì? Làm thế nào để đình công theo quy định của pháp luật?

Trong trường hợp phải chuẩn bị nhiều tài liệu kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính, nội dung của các liên kết phải giống nhau.

– Người lập, người duyệt và những người khác ký trên tài liệu kế toán chịu trách nhiệm về nội dung của tài liệu kế toán.

– Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015.

Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015.

Trường hợp không in ra giấy mà được lưu trữ trên phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải đảm bảo có thể tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

(Điều 18 Luật Kế toán 2015)

3. Quản lý và sử dụng tài liệu kế toán

Việc quản lý, sử dụng tài liệu kế toán được quy định như sau:

– Thông tin, số liệu trên tài liệu kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

– Tài liệu kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và được bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

– Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu, niêm phong tài liệu kế toán. Trường hợp tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán, cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp tài liệu tạm giữ, tịch thu, ký giấy chứng nhận trên văn bản photo và giao bản sao cho đơn vị kế toán; Đồng thời, lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại acđếm tài liệu bị tạm giữ hoặc tịch thu và ký tên và đóng dấu.

– Cơ quan có thẩm quyền niêm phong tài liệu kế toán phải lập biên bản, trong đó nêu rõ lý do, số lượng của từng loại tài liệu kế toán đóng dấu và ký tên, đóng dấu.

(Điều 21 Luật Kế toán 2015)

Ngọc Nhi

Trang chủ: https://luatthienminh.com.vn
Bài này thuộc chuyên mục: Luật Hỏi Đáp